Privacyverklaring Customer Geeks

Privacyverklaring Customer Geeks — versie: 10 november 2025 • geldig vanaf: 10 november 2025

Deze verklaring geldt voor (i) websitebezoekers, (ii) (potentiële) klanten/leveranciers en (iii) deelnemers aan onderzoek. Bij opdrachten voor een opdrachtgever (bijv. een NGO) geldt óók de privacyverklaring van die opdrachtgever; Customer Geeks is dan verwerker.

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor onderzoeksprojecten in opdracht handelen wij doorgaans als verwerker; voor website en relatiemanagement als verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor duidelijke, vooraf bepaalde doelen. Hieronder per context:

2.1 Websitebezoekers

  • Categorieën gegevens: IP‑adres, user‑agent, datum/tijd, bezochte pagina’s; contactformulier: naam, e‑mail, telefoon, organisatie, bericht; (optioneel) analytische gegevens via cookies.
  • Doeleinden & grondslagen: werking/beveiliging website (gerechtvaardigd belang); afhandeling contact/offerte (uitvoering overeenkomst); statistiek (toestemming voor analytics‑cookies).
  • Bewaartermijnen: serverlogs tot 12 maanden; contactverzoeken tot 12 maanden na afhandeling.

2.2 (Potentiële) klanten en leveranciers

  • Categorieën gegevens: contact/identificatie, contract- en factuurdata, projectcommunicatie.
  • Doeleinden & grondslagen: offertes/contracten/facturatie (uitvoering overeenkomst); boekhouding (wettelijke plicht); relatiebeheer en beperkte direct marketing (gerechtvaardigd belang).
  • Bewaartermijnen: dossiers tot 2 jaar na einde relatie; administratie 7 jaar.

2.3 Respondenten/deelnemers aan onderzoek (interviews & surveys)

  • Categorieën gegevens: audio‑opname verplicht voor automatische transcriptie; video‑opname optioneel; transcript, samenvattingen, tijdstempels, sprekerslabels; antwoorden op vragenlijsten; contact/planning. Wij vragen niet om bijzondere categorieën.
  • Doeleinden & grondslagen: uitvoering van onderzoek, transcriptie en analyse voor de opdrachtgever. Grondslag: toestemming voor deelname met audio‑opname + AI‑transcriptie (vereist) en, waar passend, gerechtvaardigd belang van de opdrachtgever. Geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen.
  • Bewaartermijnen: audio/transcript (en eventuele video) maximaal 3 maanden na oplevering rapport; respondentenlijst/planning maximaal 3 maanden na einde project.

Bij onderzoek in opdracht is de opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke; diens privacyverklaring is van toepassing. Wij verwijzen verzoeken van betrokkenen door naar de verantwoordelijke.

3. Met wie delen wij gegevens (ontvangers/verwerkers)?

  • Microsoft 365/Teams (EU) – communicatie, documenten, meetings.
  • Surveytool (EU) – hosting vragenlijsten.
  • Fireflies.ai (VS) – automatische transcriptie/samenvatting van (video)interviews.
  • BJT Services (EU) – werving/planning respondenten.
  • IT/hosting/beveiliging & boekhouding (EU).

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten met o.a. geen modeltraining/eigen gebruik, need‑to‑know toegang en passende beveiliging; support‑toegang alleen na toestemming waar van toepassing.

4. Doorgifte buiten de EER

Voor transcriptie gebruiken wij Fireflies.ai (Verenigde Staten). Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van het EU‑US Data Privacy Framework (DPF) zolang en voor zover de leverancier is gecertificeerd. Als het DPF niet van toepassing is, gebruiken wij de EU‑Standaardcontractbepalingen (SCC’s) met – waar relevant en proportioneel – aanvullende waarborgen en TIA‑overwegingen.

Wij kiezen leveranciers die uw gegevens niet gebruiken voor modeltraining.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling bij transport en, waar passend, opslag; least‑privilege toegang met MFA voor beheerders; logging/monitoring; tijdige patching; versleutelde back‑ups; gecontroleerde verwijdering. Wij evalueren maatregelen periodiek en bij risico‑wijzigingen.

6. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (o.a. tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing). Waar wij verwerken op basis van toestemming, kunt u die op elk moment intrekken.

Neem contact op via privacy@customergeeks.nl. Bij projecten waar wij verwerker zijn, verwijzen wij uw verzoek door naar de verantwoordelijke opdrachtgever. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Profilering en geautomatiseerde besluiten

Wij doen geen profilering met rechtsgevolgen en nemen geen geautomatiseerde besluiten die u significant treffen.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies en – na uw toestemming – eventueel analytische cookies. Zie onze Cookieverklaring voor tools, doeleinden, bewaartermijnen en keuzes.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Zie de termijnen per context in §2. Voor onderzoeksdata gelden de termijnen in §2.3 of – indien wij verwerker zijn – de instructies van de verantwoordelijke.

10. Contact

Customer Geeks
[straat + nr]
[postcode] [plaats]
Nederland
E‑mail: privacy@customergeeks.nl

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij materiële wijzigingen informeren wij u op een passende manier.

12. Samenvatting onderzoeksspecifieke punten

  • Audio‑opname verplicht voor interviews i.v.m. automatische transcriptie; video optioneel.
  • Doorgifte VS via DPF of, waar nodig, SCC’s.
  • Geen modeltraining met onderzoeksdata door leveranciers.
  • Verwijdering/anonimisatie van opnames en transcripties maximaal 3 maanden na oplevering van het rapport.

Contact

Algemene (verkoop-) voorwaarden

Keurmerken